التسيير الالكتروني للوثائق

أستاذ محاضر بقسم علم المكتبات

كلية العلوم الإنسانية والاجتماعية

جامعة منتوري قسنطينة

التسيير الإلكتروني للوثائق، أو التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق هو مجموعة من

الأدوات والتقنيات التي بواسطتها يمكن ترتيب، تسيير، وحفظ الوثائق، واسترجاعها من خلال

جملة من تطبيقات الإعلام الآلي في إطار النشاط العادي للمؤسسة، ونتيجة لهذا يمكن لموظف

الأرشيف مثلا أن يصل إلى قيود الوثائق في وقت قياسي قد يقدر بالثوان. بمعنى أن التسيير

الإلكتروني للوثائق سيمكن الموظف من استرجاع الوثائق التي يحتاج إليها عند آدائه لعمله دون

مغادرة موقع عمله.

إذا طبقنا هذا المثال البسيط والواقعي على مختلف الحالات المماثلة التي نجدها في المؤسسة،

سواء في معالجة المواد المتنوعة، أو تسيير ملفات المستفيدين، وملفات الموظفين وغيرها، نلاحظ

بشكل جلي ربح الوقت الذي توفره هذه التقنية. يمكن أن يتعدى التسيير الإلكتروني ذلك إلى

تسيير حجم ضخم من المعلومات، وإيجاد نظام آلي لتوزيع الوثائق، وبناء قواعد المعلومات... الخ.

تظهر هذه العمليات في شكل تطبيقات لها طابع ترتيب إداري، أو الأرشفة الإلكترونية، التي تحقق

بفضل التسيير الإلكتروني للوثائق الرفع من إنتاجية ومردودية المؤسسات.

توجد بعض الحالات التي تكون فيها تطبيقات التسيير الإلكتروني للوثائق ضمنية مثل

الفهارس الإلكترونية، والوسائط الإلكترونية، والشبكات المحلية أو العالمية كالإنترنت مثلا. هناك

حالات أخرى يكون فيها اللجوء إلى التسيير الإلكتروني للمعلومات والوثائق لتطبيقه في مجال

الأرشيف، والأرشفة الإلكترونية التي تعوض أكثر فأكثر التصوير المصغر نظرا لتدني تكاليف

الاستغلال والاستثمار.

م 􀎎  􀏈􀏨􀏟 ح ا 􀎎  􀎠􀏧 􀏞 ام 􀏮  􀏋 2 –

الحلحاجة الفعلية للنظام: تبرر الحاجة إلى نظام التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات بوجود

رصيد وثائقي ذو أهمية علمية واستعمالية بالمؤسسة، مع وجود استمرارية لإنتاج هذا الرصيد على

المستوى، أو بمصادر أخرى. كما تبرر هذه الحاجة بوجود طلب على هذه الوثائق بشكل دائم

ومستمر، إلى جانب عدم مقدرة النظام التقليدي في تلبية احتياجات المستفيدين بالكيفية المطلوبة،

إذ لاتدعو الحاجة إلى تبني نظام التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات إذا كان النظام اليدوي قادرا

على تأمين هذه الاحتياجات في الوقت المطلوب، وبالكيفية اللازمة.

توفر الإلإرادة لدى الملمسؤولينين والعاملينين لإلإدخال النظام: يتحقق هذا بوجود قناعة لدى

المسؤولين بأهمية الوثائق والأرصدة الوثائقية، واطلاعهم الكامل عن النظام، وأهميته في توفير العديد

من الخدمات على مستوى المؤسسة، وكذا دوره في توفير الحماية للوثائق والمعلومات.